Med arrangement meinast event-, kurs- og konferanserelaterte produkt og tenester, med eller utan reise, med eller utan hotell og/eller bespisning for over 10 personar. Bestillar er den personen eller verksemda som juridisk eller fysisk er økonomisk ansvarleg for arrangementet.
Avtalen er bindande for partane når bestillar gjennom munnleg eller skriftleg aksept stadfestar tilbodet innan gyldigheitsdatoen (opsjonsdatoen) er gått ut. AET skal stadfeste bestillinga skriftleg utan ugrunna opphald. Avtalen blir rekna som bindande dersom eitt eller fleire av vilkåra er oppfylte.
20 % av prisen for arrangementet/reisa blir fakturert ved aksept av tilbodet, dersom ikkje anna er avtalt. Når underleverandørar krev førehandsbetaling av heile eller delar av arrangementet, vil dette bli fakturert ved aksept av tilbodet, dersom ikkje anna er avtalt. Restbeløpet blir fakturert minimum 30 dagar før arrangementet startar. Beløpet skal vere AET i hende før arrangementet tek til. Eventuelle justeringar blir gjorde etter avslutta arrangement.
Dersom arrangementet blir bestilt seinare enn 30 dagar før avreise, blir heile arrangementet fakturert omgåande.
Dersom bestillar ikkje betaler i samsvar med avtalen, har AET rett til å heve avtalen og behalde eventuelt forskot som kompensasjon. AET kan alternativt krevje at bestillar betaler heile beløpet, inkludert forseinkingsrente i samsvar med lov om forseinkingsrenter.
Dersom bestillar bestiller tillegg under arrangementet som blir fakturert via AET, belastar AET ein administrasjonskostnad på 20 % utover faktiske kostnader.
Alle avbestillingar skal skje skriftleg. Ved avbestilling blir følgjande avbestillingskostnader fakturerte, basert på arrangementet sin totalpris:
Tidlegare enn 30 dagar før avreise: 10 %
29–15 dagar før avreise: 40 %
14 dagar eller seinare før avreise: 100 %
Desse reglane og kostnadene gjeld òg ved avbestilling av enkeltdeltakarar, men med eit minimumsgebyr på kr 750,- per person. Dersom avbestillinga medfører at totalt tal deltakarar fell under minimumstalet for arrangementet, blir prisen for minimumstal deltakarar fakturert.
For arrangement med overnatting, reise, flybillettar, restaurantar, aktivitetar m.m. kjem underleverandørane sine vilkår i tillegg.
Flyselskap endrar ofte rutetider på kort varsel. Dersom AET får slik informasjon, skal bestillar bli informert så snart som mogleg. AET har ikkje ansvar for endringar i rutetider eller innstilte fly. Eventuelle klager må rettast direkte til aktuelt flyselskap. AET yter ikkje erstatning for flyforsinkingar utover det flyselskapa sjølve tilbyr. AET tek heller ikkje ansvar for følgjer av tapt utreise ved alternativ tilslutning grunna forseinka fly.
Ved hendingar som krig, internasjonale reguleringar, terror, naturkatastrofar, streik, innanrikspolitiske konfliktar eller andre omstende som partane ikkje rår over, og som gjer det tilrådd, ulovleg eller umogleg å gjennomføre leveransen i tråd med avtalen, kan begge partar seie opp avtalen.
Ved force majeure, eller dersom norske eller internasjonale styresmakter vurderer ei hending som så alvorleg at ho gir rett til avbestilling, har AET uansett rett til å ta betalt for faktiske kostnader som leverandørar og AET har hatt. Streik, lockout, brann, vesentlege avgrensingar i leveransar eller andre forhold utanfor AET sin kontroll gir AET rett til å heve avtalen utan plikt til kompensasjon.
Ved bruk av lågprisflyselskap gjer vi merksam på at desse ofte har strengare reglar for avbestilling, endringar og erstatning ved eventuelle tidsendringar. Dersom bestillar ønskjer at AET skal bestille reiser med flyselskap som ikkje inngår i alliansar, til dømes Star Alliance, påtek AET seg berre å refundere dei kostnadene som kan hentast inn frå dei aktuelle leverandørane dersom reisa ikkje kan gjennomførast. AET er i slike tilfelle ikkje forplikta til å yte kompensasjon eller tilby erstatningsreise. AET er heller ikkje ansvarleg for tap eller skade på personlege eigedelar som tilhøyrer dei reisande.
Dersom kostnader for innkjøp eller reserverte varer og tenester aukar som følgje av endringar i skattar og avgifter, valutasvingingar, endra myndigheitskrav eller liknande hendingar, har AET rett til å ta eit pristillegg tilsvarande kostnadsauken. AET skal informere bestillar om prisendringa utan ugrunna opphald.
Bestillar kan ikkje gjere krav gjeldande dersom feil ikkje blir meld frå om innan rimeleg tid etter at feilen vart oppdaga, eller burde ha vore oppdaga. Dette skal, dersom mogleg, skje under arrangementet. Krav om prisavslag eller kompensasjon må sendast skriftleg til AET seinast 14 dagar etter at arrangementet er avslutta. Elles fell retten til kompensasjon bort.
Bestillar har ansvar for å kontrollere dato og klokkeslett for arrangementet, samt å sjekke at detaljane i stadfestinga er korrekte, til dømes rett skrivne namn. Bestillar har òg ansvar for å sikre at helsemessige krav for reisemålet er oppfylte.
AET opptrer berre som agent for leverandørar og er difor ikkje ansvarleg for tap eller skade som måtte oppstå under gjennomføringa av arrangementet eller reisa.